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Auftragsbearbeitung – Schritte und Hilfsmittel

Datum: 26. Jul 2013   /   Publiziert von Stephan   /   Abgelegt unter Business

Ein wichtiges Teilgebiet Auftragsabwicklung ist die Auftragsbearbeitung. Zur übergeordneten Auftragsabwicklung gehören alle Aufgaben von dem Moment an, an dem der Kunde eine Anfrage stellt. Die Auftragsbearbeitung beginnt nach dem Erstellen des Angebots. Die Auftragsabwicklung endet mit dem Erstellen der Rechnung.

Sie teilt sich in zwei Hauptblöcke auf: Zum einen das Erstellen des Angebots, zum anderen das Bearbeiten des Auftrags. Aus wirtschaftlicher Sicht dienen diese beiden Hauptblöcke dazu, den Warenfluss zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Das klingt alles sehr abstrakt. Es gibt jedoch Programme, die den Unternehmer bei der Auftragsbearbeitung unterstützen können.

Ein gutes Programm zur Auftragsbearbeitung wie VSoft unterstützt den Anwender dabei, Bestellungen und Aufträge einfach und sicher selbst zu verwalten. Es bietet dem Anwender eine gute Übersicht über die Kunden auf der einen Seite und die Lieferanten auf der anderen Seite. Es führt und unterstützt den Anwender bei jedem Schritt. Es ist für alle Branchen geeignet. Es ist immer auf dem aktuellen Stand der Gesetze.

Erstmals mobile Auftragsbearbeitung

Programme der neuesten Generation bieten auch Zugriff auf Artikeldaten, Kundendaten und Auftragsdaten über mobile Endgeräte, z.B. Tablets und Smartphones. Da Zeit Geld ist, sollten gute Programme zur Auftragsbearbeitung Ihnen möglichst viel Arbeit abnehmen. Wichtig ist z.B., dass Artikel- und Kundendaten, sobald sie einmal eingegeben worden sind, automatisch in anderen Programmabschnitten verfügbar sind.

Nochmal zurück zur Betrachtung des allgemeinen Vorgangs: In der Angebotserstellung wird dem Kunden entsprechend seinen Wünschen ein Angebot gemacht. Das Angebot enthält den Preis und den Fertigstellungstermin. Die Auftragsbearbeitung wird dann durch das Erteilen des Auftrags eingeleitet.

Die Auftragsbearbeitung selbst enthält dann Schritte wie Arbeitsplanung, Auftragssteuerung, Dokumentenerstellung, Bonitätsprüfung, das Beschaffen des Materials und die Fakturierung. Unter Fakturierung ist das gesamte Rechnungswesen gemeint; das jedoch ist bereits ein neues Thema. Noch ein Tipp: Es ist wichtig, die Zeit für die Auftragsabwicklung in die Lieferzeit einzubeziehen, denn auch die ganzen Kommunikationsvorgänge und das Bearbeitung der Auftragsdokumente braucht schliesslich Zeit.