Effizienz im Büro
Datum: 19. Apr 2021 / Publiziert von Stephan / Abgelegt unter Business
In Zeiten von Corona sind mehr Angestellte denn je damit konfrontiert, dass ein Büro nicht immer überall und jederzeit realisierbar ist. Wer in Zeiten von Covid-Einschränkungen angehalten ist, im Home-Office zu arbeiten, kann ein Lied davon singen. Besonders dann, wenn es kein separates Zimmer gibt, das als Büro fungiert. Immer dann, wenn das Wohnzimmer oder das Speisezimmer zum Heimbüro umfunktioniert wird, Kinder diverse Videokonferenzen crashen und sich Privatleben und Beruf vermischen, wird es heikel. Dann merkt man, dass Effizienz im Büro unersetzlich ist. Doch selbst in Zeiten, in denen Corona keine Rolle spielt, bedeutet ein Büro zu haben, nicht automatisch auch effizient zu sein.
Effizientes Arbeiten
Die Effizienz hängt nicht nur davon ab, ob es ein geordnetes Büro mit allen Infrastruktureinrichtungen gibt, die man braucht – also Telefon, Computer, Internet und natürlich einen Schreibtisch, einen ergonomischen Stuhl, ausreichend Tageslicht und alles was dazu gehört. Nein. Es braucht mehr. Auch reicht es nicht, wenn man selbst gut strukturiert denkt und arbeitet. Das ist zwar ein wichtiger Teil, um effizient zu sein. Das ist keine Frage. Aber was ist mit den internen Abläufen innerhalb einer Firma? Was ist mit all den Korrespondenzen zwischen Abteilungen oder zwischen dem Büro und Kunden, dem Büro und Partnern oder dem Büro und Lieferanten?
Vielleicht ahnt so mancher schon, worauf wir anspielen. Häufig leidet die Effizienz darunter, dass es kein Corporate Design, keine Corporate Identity gibt, die alle Vorgänge und Korrespondenzen vereinheitlicht. Man möge sich nur vorstellen, wie ineffizient es ist, wenn es in einem Kleinbetrieb eine Person für den Einkauf, eine für die Lagerverwaltung, eine für den Verkauf, eine für Kundenanfragen und Support und eine für Marketing gibt. Diese Annahme ist freilich sehr abstrakt, soll aber aufzeigen, was gelebte Ineffizienz ist. Jeder von den genannten sitzt in einem eigenen Büro mit Computer und Internet. Jeder Computer verfügt über das gleiche Softwarepaket, darunter die MS-Office-Programme, die auch jeder weitgehend beherrscht. Und nun soll jeder das tun, was in seinen Aufgabenbereich fällt.
Wenn nun jeder seine eigenen Dokumentvorlagen generiert und mehrfach anpasst und kein Ablauf nahtlos in den des nächsten übergreift, verliert man massiv Zeit. Das beginnt bereits damit, dass jeder für seine eigenen Dokumentvorlagen in Word oder Outlook verantwortlich ist. Besser und effizienter ist es, einige Abläufe und Designs zu vereinheitlichen und auch das Marketing teilweise an Externe auszulagern. Man sollte jedem das gleiche Rüstzeug in die Hand geben und dieses vom Profi erstellen lassen. Ein durchdachtes Konzept von professionellen Webdesignern hilft, viele Vorgänge zu vereinfachen und zu vereinheitlichen.